PERANAN SISTEM INFORMASI DALAM DSS

3.1 Jenis-jenis Keputusan

Menurut Herbert A.Simon, ahli manajemen pemenang Nobel dari Carneige Mellon University, jenis keputusan terbagi atas dua jenis antara lain :

1.    Keputusan  terpogram, bersifat berulang dan rutin sehingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya atau dengan kata lain tidak memerlukan keputusan yang de novo (sesuatu yang baru) tiap kali terjadi.

2.  Keputusan tak terpogram, bersifat baru,tidak konsekuen sehingga tidak ada metode yang pasti untuk menagani masalah ini, memerlukan perlakuan yang khusus dalam menanganinya.

Keputusan Terprogram	Keputusan Tidak Terprogram
·        Berulang ·        Dirumuskan dengan cermat ·        Aturan atau algoritma keputusan bagi orang bawahan untuk digunakan	·        Kadang-kadang ·        Unik ·        Analisa baru untuk setiap kejadian

Dengan kata lain, keputusan terprogram adalah keputusan yang dirumuskan dengan cermat dan cukup sering diulangi sehingga aturan keputusan atau algoritma keputusan dapat dirumuskan. Aturan-aturan dapat diuraikan sebelumnya, dan karena itu aturan-aturan tersebut biasanya dapat diberi kode untuk pengolahan komputer. Penggunaan komputer untuk mengolah aturan-aturan keputusan terprogram merupakan suatu pra pemilihan oleh seorang pengambil keputusan mengenai bagaimana keputusan harus diambil untuk waktu yang akan datang.Karena pengambilan keputusan itu merupakan suatu proses yang mahal ditinjau dari sudut sumber daya yang sangat langka, waktu dan tenaga manajerial, maka keputusan terprogram merupakan suatu metode yang efisien untuk menghemat sumber daya yang langka dan untuk meningkatkan produktifitas manajer.

Sedangkan untuk keputusan tidak terprogram, keputusan ini tidak sering diulang atau dapat dikatakan keputusan ini sangat berbeda di setiap pengulangannya, sehingga tidak dapat dikembangkan suatu model umum sebagai suatu dasar untuk memogramnya.

Kegiatan pengambilan keputusan baik yang terprogram ataupun tidak terprogram dapat mengikuti proses pengambilan keputusan termasuk pemahaman, perancangan dan pemilihan. Penentuan keputusan terprogram memerlukan lebih banyak pemecahan umum daripada keputusan tidak terprogram. Untuk keputusan terprogram harus mempertimbangkan bermacam-macam kondisi sedangkan keputusan tidak terprogram hanya berhubungan dengan suatu situasi tertentu.

3.2 Konsep, Pengertian Dasar dan Tujuan DSS

            3.2.1 Konsep DSS

Konsep DSS dimulai pada akhir tahun 1960-an dengan timesharing komputer. Untuk pertama kalinya seseorang dapat berinteraksi langsung dengan komputer tanpa harus melalui spesialis informasi.

Baru pada tahun 1971, istilah DSS diciptakan oleh G. Anthony Gorry dan Michael S. Scott Morton. Mereka merasa perlunya suatu kerangka kerja untuk mengarahkan aplikasi komputer kepada pengambilan keputusan manajemen dan mengembangkan apa yang dikenal sebagai Gorry & Scott Morton Grid. Dimana Matriks Grid ini didasarkan pada konsep Simon mengenai keputusan terprogram dan tak terprogram serta tingkat-tingkat manajemen Robert N. Anthony.

Gorry dan Scott Morton mengembangkan jenis-jenis keputusan menurut struktur masalah, dari terstruktur hingga tidak terstruktur. Untuk menjelaskan tingkat manajemen puncak, menengah dan bawah, Anthony menggunakan nama perencanaan strategis, pengendalian manajemen dan pengendalian operasional.

Gambar 1. Matriks Gorry dan Scott Morton

Gambar 1 diatas didasarkan pada konsep Simon mengenai keputusan tepogram dan tak terpogram serta tingkat-tingkat manajemen Robert N.Anthony. garis terputus-putus horisontal yang melalui tengah matriks sangat penting. Garis itu memisahkan masalah yang telah berhasil dipecahakan pada saat itu dengan bantuan komputer (bagian atas) dari masalah yang belum terkena pengolahan komputer.

Menurut Simon,  konsep mengenai keputusan berdasarkan struktur masalah terbagi atas :

1.      Masalah Terstruktur, merupakan masalah yang memiliki struktur pada tiga tahap pertama Simon, yaitu intelijen, rancangan dan pilihan. Jadi, dapat dibuat menjadi algoritma atau aturan keputusan yang memungkinkan masalah diidentifikasi dan dimengerti, berbagai solusi alternatif diidentifikasikan  dan dievaluasi dan suatu solusi dipilih.

2.      Masalah Tak Terstruktur, merupakan masalah yang sama sekali tidak memiliki struktur pada tiga tahap Simon diatas.

3.      Masalah Semi-Terstruktur, Merupakan masalah yang memiliki struktur hanya pada satu atau dua tahap

3.2.2 Pengertian Dasar

            Decision Support System (DSS) merupakan suatu sistem yang memeberikan kontribusi terhadap para manajer untuk memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan.

            3.2.3 Tujuan DSS

Bila diterapkan dalm sebuah organisasi atau perusahaan tujuan utama DSS adalah membantu manajer dan orang-orang yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan untuk meningkatkan kemampuannya dalam memutuskan pemecahan suatu masalah. Keputusan yang dihasilkan nantinya diharapkan dapat memenuhi batasan kognitif, waktu dan ekonomis.

Menurut Holsapple dan Winston, 1996 tujuan dari DSS adalah sebagai berikut :

a.       DSS membantu pengambil keputusan dalam mengenali masalah dan kemudian memformulasikan data pendukung untuk keperluan analisis dan pengambilan tindakan.

b.      DSS memfasilitasi salah satu atau semua fase pengambilan keputusan agar prosesnya berjalan secara lancar dan cepat (efektif dan efisien). Fase pengambilan keputusan itu sendiri menurut Herbert A. Simon yang ditulis oleh Mc Leod (2001) adalah :

1.      Intellegence Activity  yaitu proses pencarian informasi dan data dari lingkungan yang berguna bagi pemecahan masalah,

2.      Design Activity  yaitu menemukan, mengembangkan dan menganalisa kemungkinan dari tindakan yang akan dijadikan solusi,

3.      Choice Activity yaitu memilih salah satu tindakan yang telah dianalisa pada fase sebelumnya yang kemudian dijadikan sebagai alternatif solusi,

4.      Review Activity yaitu mengimplementasikan solusi.

            3.2.4 Model DSS :

                                    Gambar 2 . Model DSS

            Seperti gambar 2 diatas, data dan informasi dimasukkan kedalam database dari lingkungan perusahaan. Database juga berisi data yang disediakan SIA. Isi Database digunakan oleh tiga subsistem perangkat lunak :

1. Perangkat Lunak Penulisan Laporan, menghasilkan laporan periodik maupun khusus. Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal dan biasanya dihasilkan oleh perangkat lunak yang dikodekan dalam suatu bahasa prosedural seperti COBOL. Laporan khusus disiapkan sebagai jawaban atas kebutuhan informasi yang tak terduga dan berbentuk database query oleh pemakai yang menggunakan query language dari DBMS atau bahasa pemrograman generasi keempat.

2. Model Matematika, menghasilkan informasi sebagai hasil dari simulasi yang melibatkan satu atau beberapa komponen dari sistem fisik perusahaan. Dapat ditulis dalam bahasa pemrograman apapun.

3. Perangkat Lunak GDSS, memungkinkan beberapa pemecah masalah, bekerja sama sebagai satu kelompok, mencapai solusi. Mungkin pemecah masalah itu mewakili satu komite atau tim proyek.

      3.2.5 Peran DSS dalam Pemecahan Masalah

                                           

            Sistem Penunjang Keputusan (Decision Support System) mempunyai peran yang cukup penting dalam menyelesaikan suatu masalah yang dialami perusahaan. DSS dapat memperluas dukungan manajer dalam pemecahan masalah, karena DSS membagi masalah menjadi beberapa struktur untuk membantu manajer mengidentifikasi masalah dan menyelesaikan masalah tersebut dengan keputusan yang tepat.

3.2.6 Karakteristik DSS

Beberapa karakteristikDSSyang membedakan dengan sistem informasi lainnya adalah:

1. Berfungsi untuk membantu proses pengambilan keputusan untuk memecahkan masalah yang sifatnya semi terstruktur maupun tidak terstruktur.

2.  Bekerja dengan melakukan kombinasi model-model dan tehnik-tehnik analisis dengan memasukkan data yang telah ada dan fungsi pencari informasi.

3. Dibuat dengan menggunakan bentuk yang memudahkan pemakai (user friendly) dengan berbagai instruksi yang interaktif sehingga tidak perlu seorang ahli komputer untuk menggunakannya.

4. Sedapat mungkin dibuat dengan fleksibilitas dan kemampuan adaptasi yang tinggi untuk menyesuaikan dengan berbagai perubahan dalam lingkungan dan kebutuhan pemakai.

5. Keunikannya terletak pada dimungkinkannya intuisi dan penilaian pribadi pengambil keputusan untuk turut dijadikan dasar pengambilan keputusan.

3.3 Konsep Keputusan

Pengambilan keputusan merupakan hal yang pokok bagi pemegang jabatan manajer. Karena keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan kesempatan di dalam perusahaan. Model sistem yang dipergunakan untuk mengambil keputusan dapat bersifat tertutup atau terbuka. Sistem pengambilan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisahkan dari masukan-masukan yang tidak diketahui dari lingkungannya. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap :

a.       Mengetahui semua alternatif dan akibat atu hasil dari masing-masing alternatif;

b.      Mempunyai suatu metode (aturan, hubungan dan sebagainya) yang memungkinkan ia membuat urutan alternatif yang lebih disukainya,

c.       Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu seperti keuntungan, volume penjualan atau kegunaan.

Paham pengambilan keputusan yang tertutup jelas menganggap bahwa orang yang rasional secara logis menguji semua alternatif, membuat urutan berdasarkan hasilnya yang lebih disukai, dan memilih alternatif yang mendatangkan hasil terbaik.

Sistem pengambilan keputusan terbuka adalah keputusan yang dipengaruhi oleh lingkungan, dan proses pengambilan keputusan selanjutnya juga mempengaruhi lingkungan tersebut. Pengambil keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak menunjukkan rasionalitas hanya dalam batas-batas yang ditentukan oleh latar belakang, penglihatan alternatif-alternatif, kemampuan untuk menangani model keputusan dan sebagainya. Mengingat tujuan model tertutup telah dirumuskan dengan baik, tujuan model terbuka sama dengan tingkat keinginan sebab model terbuka dapat berubah apabila pengambil keputusan menerima bukti keberhasilan atau kegagalan. Dibandingkan dengan ketiga anggapan model tertutup, model keputusan terbuka menganggap bahwa pengambil keputusan :

a.       Tidak mengetahui semua alternatif dan semua hasil,

b.      Melakukan penyelidikan secara terbatas untuk menemukan beberapa alternatif yang memuaskan,

c.       Mengambil keputusan yang memuaskan tingkat keinginannya.

Model terbuka adalah dinamis atas urutan pilihan-pilihan karena tingkatan keinginan berubah menangani perbedaan antara hasil dan tingkat keinginan.

3.4 Tahapan Pengambilan Keputusan

Ada 4 tahapan dalam pengambilan keputusan menurut Herbert A. Simon yang dapat digambarkan seperti berikut :

 

Keterangan :

• Kegiatan Inteligen yaitu proses pencarian informasi dan data dari lingkungan yang berguna bagi pemecahan masalah,
• Kegiatan Merancang yaitu menemukan, mengembangkan, dan manganalisa arah tindakan yang mungkin dapat dipergunakan. Dalam hal ini mengandung proses-proses untuk memahami masalah, untuk menghasilkan cara pemecahan masalah dan untuk menguji apakah cara pemecahan tersebut dapat dilaksanakan.
• Kegiatan Memilih yaitu memilih arah tindakan tertentu dari semua arah tindakan yang ada. Pilihan ditentukan dan dilaksanakan.
• Kegiatan Menelaah  disebut juga pemahaman yaitu menyelidiki lingkungan tentang kondisi-kondisi yang memerlukan keputusan. Data mentah yang diperoleh diolah dan diperiksa untuk dijadikan petunjuk yang dapat menentukan masalahnya.

Masing-masing kegiatan tersebut saling memberi feed back atau umpan balik hasil keputusan. Hal ini sama seperti langkah-langkah yang disarankan Rubenstein dan Haberstroh yaitu; pengenalan masalah atau kebutuhan akan pengambilan keputusan, analisis dan pernyataan alternatif-alternatif, pemilihan di antara alternatif-alternatif, komunikasi dan pelaksanaan keputusan, dan tindak lanjut dan umpan balik hasil keputusan.

3.5 Komponen Sistem Penunjang Decision Support System (DSS)

Komponen yang terdapat dalam DSS antara lain :

a.                   Dialog (komponen model manajemen); merubah data menjadi informasi  yang relevan (dynamic/linear),

b.                  Model; DSS menggunakan database berbasis permodelan yang terdiri dari optimalisasi, statistik/matemetik dan finansial,

c.                   Database (komponen penunjang); yaitu teknologi software dan hardware,

d.                  Data (komponen data manajemen); yaitu semua basis data yang dapat diakses.

3.6 Ciri, Keuntungan dan Kelemahan DSS

3.6.1 Ciri-ciri DSS

Decision Support System memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a.       DSS dirancang untuk membantu pengambil keputusan dalam memecahkan masalah yang bersifat semi terstruktur ataupun tidak terstruktur,

b.      Dalam proses pengolahannya, DSS mengkombinasikan penggunaan model-model/teknik-teknik analisis dengan teknik pemasukan data konvensional serta fungsi-fungsi pencari/interogasi informasi,

c.       DSS dirancang sedemikian rupa, sehingga dapat digunakan dengan mudah oleh orang yang tidak memiliki dasar kemampuan pengoperasian komputer yang tinggi,

d.      DSS dirancang dengan menekankan pada aspek fleksibilitas serta kemampuan adaptasi yang tinggi, sehingga mudah disesuaikan dengan kebutuhan pemakai,

e.       Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh manajer yang kurang berpengalaman,

f.        Fasilitas untuk mengambil data dapat memberikan kesempatan bagi beberapa manajer untuk berkomunikasi dengan lebih baik,

g.       Meningkatkan produktifitas dan kontrol dari manajer.

3.6.2 Keuntungan DSS

Beberapa keuntungan yang dimiliki DSS, diantaranya :

a.       DSS memperluas kemampuan pengambil keputusan dalam memproses data/informasi bagi pemakainya,

b.      DSS membantu pengambil keputusan dalam penghematan waktu yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah,

c.       DSS dapat menghasilkan solusi dengan lebih cepat serta hasilnya dapat diandalkan,

d.      DSS mampu menyajikan berbagai alternatif,

e.       DSS dapat menyediakan bukti tambahan untuk memberikan pembenaran sehingga dapat memperkuat posisi pengambil keputusan.

3.6.3 Kelemahan DSS

DSS juga memiliki kelemahan atau kekurangan, diantaranya :

a.       Beberapa kemampuan manajemen dan bakat manusia yang tidak dapat dimodelkan,

b.      Kemampuan terbatas pada pembendaharaan pengetahuan yang dimilikinya,

c.       Proses tergantung pada peragkat lunak yang digunakan,

d.      Tidak memiliki kemampuan intuisi (berpikir) seperti pada manusia.

 3.7 Sistem Penunjang Keputusan Kelompok (GDSS)

GDSS atau Group Decision Support System merupakan suatu sistem berbasis komputer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat dalam suatu tugas (tujuan) bersama dan yang menyediakan interface bagi suatu lingkungan yang digunakan bersama. Atau bisa dikatakan GDSS adalah sistem pendukung keputusan kelompok yang berusaha memperbaiki komunikasi diantara para anggota kelompok dengan menyediakan lingkungan yang mendukung dan mendukung para pengambil keputusan dengan menyediakan perangkat lunak GDSS yang disebut groupware.