3.1
Jenis-jenis Keputusan
Menurut
Herbert A.Simon, ahli manajemen pemenang Nobel dari Carneige Mellon University,
jenis keputusan terbagi atas dua jenis antara lain :
1. Keputusan terpogram,
bersifat berulang dan rutin sehingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk
menanganinya atau dengan kata lain tidak memerlukan keputusan yang de novo
(sesuatu yang baru) tiap kali terjadi.
2. Keputusan tak terpogram,
bersifat baru,tidak konsekuen sehingga tidak ada metode yang pasti untuk
menagani masalah ini, memerlukan perlakuan yang khusus dalam menanganinya.
Keputusan Terprogram
|
Keputusan Tidak Terprogram
|
·
Berulang
·
Dirumuskan
dengan cermat
·
Aturan
atau algoritma keputusan bagi orang bawahan untuk digunakan
|
·
Kadang-kadang
·
Unik
·
Analisa
baru untuk setiap kejadian
|
Dengan kata lain, keputusan
terprogram adalah keputusan yang dirumuskan dengan cermat dan cukup sering
diulangi sehingga aturan keputusan atau algoritma keputusan dapat dirumuskan.
Aturan-aturan dapat diuraikan sebelumnya, dan karena itu aturan-aturan tersebut
biasanya dapat diberi kode untuk pengolahan komputer. Penggunaan komputer untuk
mengolah aturan-aturan keputusan terprogram merupakan suatu pra pemilihan oleh
seorang pengambil keputusan mengenai bagaimana keputusan harus diambil untuk
waktu yang akan datang.Karena pengambilan keputusan itu merupakan suatu proses
yang mahal ditinjau dari sudut sumber daya yang sangat langka, waktu dan tenaga
manajerial, maka keputusan terprogram merupakan suatu metode yang efisien untuk
menghemat sumber daya yang langka dan untuk meningkatkan produktifitas manajer.
Sedangkan untuk keputusan
tidak terprogram, keputusan ini tidak sering diulang atau dapat dikatakan
keputusan ini sangat berbeda di setiap pengulangannya, sehingga tidak dapat
dikembangkan suatu model umum sebagai suatu dasar untuk memogramnya.
Kegiatan pengambilan
keputusan baik yang terprogram ataupun tidak terprogram dapat mengikuti proses
pengambilan keputusan termasuk pemahaman, perancangan dan pemilihan. Penentuan
keputusan terprogram memerlukan lebih banyak pemecahan umum daripada keputusan
tidak terprogram. Untuk keputusan terprogram harus mempertimbangkan
bermacam-macam kondisi sedangkan keputusan tidak terprogram hanya berhubungan
dengan suatu situasi tertentu.
3.2 Konsep, Pengertian Dasar dan Tujuan DSS
3.2.1 Konsep DSS
Konsep DSS dimulai pada akhir tahun 1960-an
dengan timesharing komputer. Untuk pertama kalinya seseorang dapat berinteraksi
langsung dengan komputer tanpa harus melalui spesialis informasi.
Baru
pada tahun 1971, istilah DSS diciptakan oleh G. Anthony Gorry dan Michael S.
Scott Morton. Mereka merasa perlunya suatu kerangka kerja untuk mengarahkan
aplikasi komputer kepada pengambilan keputusan manajemen dan mengembangkan apa
yang dikenal sebagai Gorry & Scott Morton Grid. Dimana Matriks Grid ini
didasarkan pada konsep Simon mengenai keputusan terprogram dan tak terprogram
serta tingkat-tingkat manajemen Robert N. Anthony.
Gorry
dan Scott Morton mengembangkan jenis-jenis keputusan menurut struktur masalah,
dari terstruktur hingga tidak terstruktur. Untuk menjelaskan tingkat manajemen
puncak, menengah dan bawah, Anthony menggunakan nama perencanaan strategis,
pengendalian manajemen dan pengendalian operasional.
Gambar 1. Matriks Gorry dan Scott Morton
Gambar
1 diatas didasarkan pada konsep Simon mengenai keputusan tepogram dan tak
terpogram serta tingkat-tingkat manajemen Robert N.Anthony. garis
terputus-putus horisontal yang melalui tengah matriks sangat penting. Garis itu
memisahkan masalah yang telah berhasil dipecahakan pada saat itu dengan bantuan
komputer (bagian atas) dari masalah yang belum terkena pengolahan komputer.
Menurut
Simon, konsep mengenai keputusan
berdasarkan struktur masalah terbagi atas :
1.
Masalah Terstruktur,
merupakan masalah yang memiliki struktur pada tiga tahap
pertama Simon, yaitu intelijen, rancangan dan pilihan. Jadi, dapat dibuat
menjadi algoritma atau aturan keputusan yang memungkinkan masalah
diidentifikasi dan dimengerti, berbagai solusi alternatif
diidentifikasikan dan dievaluasi dan
suatu solusi dipilih.
2.
Masalah Tak Terstruktur,
merupakan masalah yang sama sekali tidak memiliki struktur pada tiga tahap
Simon diatas.
3.
Masalah Semi-Terstruktur,
Merupakan masalah yang memiliki struktur hanya pada satu
atau dua tahap
3.2.2 Pengertian Dasar
Decision
Support System (DSS) merupakan suatu sistem yang memeberikan kontribusi
terhadap para manajer untuk memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan.
3.2.3 Tujuan DSS
Bila diterapkan dalm sebuah
organisasi atau perusahaan tujuan utama DSS adalah membantu manajer dan
orang-orang yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan untuk meningkatkan
kemampuannya dalam memutuskan pemecahan suatu masalah. Keputusan yang
dihasilkan nantinya diharapkan dapat memenuhi batasan kognitif, waktu dan
ekonomis.
Menurut Holsapple dan Winston, 1996 tujuan dari DSS
adalah sebagai berikut :
a.
DSS
membantu pengambil keputusan dalam mengenali masalah dan kemudian
memformulasikan data pendukung untuk keperluan analisis dan pengambilan
tindakan.
b.
DSS
memfasilitasi salah satu atau semua fase pengambilan keputusan agar prosesnya
berjalan secara lancar dan cepat (efektif dan efisien). Fase pengambilan
keputusan itu sendiri menurut Herbert A. Simon yang ditulis oleh Mc Leod (2001)
adalah :
1.
Intellegence Activity
yaitu proses pencarian
informasi dan data dari lingkungan yang berguna bagi pemecahan masalah,
2.
Design
Activity yaitu
menemukan, mengembangkan dan menganalisa kemungkinan dari tindakan yang akan
dijadikan solusi,
3.
Choice
Activity yaitu memilih salah satu tindakan yang telah dianalisa
pada fase sebelumnya yang kemudian dijadikan sebagai alternatif solusi,
4.
Review Activity
yaitu mengimplementasikan solusi.
3.2.4
Model DSS :
Gambar 2 .
Model DSS
Seperti gambar 2 diatas, data dan informasi
dimasukkan kedalam database dari lingkungan perusahaan. Database juga berisi
data yang disediakan SIA. Isi Database digunakan oleh tiga subsistem perangkat
lunak :
1. Perangkat Lunak Penulisan Laporan,
menghasilkan laporan periodik maupun khusus. Laporan periodik disiapkan sesuai
jadwal dan biasanya dihasilkan oleh perangkat lunak yang dikodekan dalam suatu
bahasa prosedural seperti COBOL. Laporan khusus disiapkan sebagai jawaban atas
kebutuhan informasi yang tak terduga dan berbentuk database query oleh pemakai
yang menggunakan query language dari DBMS atau bahasa pemrograman generasi
keempat.
2. Model
Matematika, menghasilkan informasi sebagai hasil dari
simulasi yang melibatkan satu atau beberapa komponen dari sistem fisik
perusahaan. Dapat ditulis dalam bahasa pemrograman apapun.
3. Perangkat
Lunak GDSS, memungkinkan beberapa pemecah masalah, bekerja
sama sebagai satu kelompok, mencapai solusi. Mungkin pemecah masalah itu
mewakili satu komite atau tim proyek.
3.2.5 Peran DSS dalam
Pemecahan Masalah
Sistem
Penunjang Keputusan (Decision Support System) mempunyai peran yang cukup
penting dalam menyelesaikan suatu masalah yang dialami perusahaan. DSS dapat
memperluas dukungan manajer dalam pemecahan masalah, karena DSS membagi masalah
menjadi beberapa struktur untuk membantu manajer mengidentifikasi masalah dan
menyelesaikan masalah tersebut dengan keputusan yang tepat.
3.2.6 Karakteristik DSS
Beberapa
karakteristikDSSyang membedakan dengan sistem informasi lainnya adalah:
1.
Berfungsi untuk membantu proses pengambilan keputusan untuk memecahkan masalah
yang sifatnya semi terstruktur maupun tidak terstruktur.
2.
Bekerja
dengan melakukan kombinasi model-model dan tehnik-tehnik analisis dengan
memasukkan data yang telah ada dan fungsi pencari informasi.
3. Dibuat dengan menggunakan bentuk yang
memudahkan pemakai (user friendly) dengan berbagai instruksi yang
interaktif sehingga tidak perlu seorang ahli komputer untuk menggunakannya.
4.
Sedapat mungkin dibuat dengan fleksibilitas dan kemampuan adaptasi yang tinggi
untuk menyesuaikan dengan berbagai perubahan dalam lingkungan dan kebutuhan
pemakai.
5.
Keunikannya terletak pada dimungkinkannya intuisi dan penilaian pribadi
pengambil keputusan untuk turut dijadikan dasar pengambilan keputusan.
3.3 Konsep Keputusan
Pengambilan keputusan
merupakan hal yang pokok bagi pemegang jabatan manajer. Karena keputusan
merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk
menghindari atau mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan kesempatan
di dalam perusahaan. Model sistem yang dipergunakan untuk mengambil keputusan
dapat bersifat tertutup atau terbuka. Sistem pengambilan tertutup menganggap
bahwa keputusan dipisahkan dari masukan-masukan yang tidak diketahui dari
lingkungannya. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap :
a.
Mengetahui
semua alternatif dan akibat atu hasil dari masing-masing alternatif;
b.
Mempunyai
suatu metode (aturan, hubungan dan sebagainya) yang memungkinkan ia membuat
urutan alternatif yang lebih disukainya,
c.
Memilih
alternatif yang memaksimalkan sesuatu seperti keuntungan, volume penjualan atau
kegunaan.
Paham pengambilan keputusan
yang tertutup jelas menganggap bahwa orang yang rasional secara logis menguji
semua alternatif, membuat urutan berdasarkan hasilnya yang lebih disukai, dan
memilih alternatif yang mendatangkan hasil terbaik.
Sistem pengambilan
keputusan terbuka adalah keputusan yang dipengaruhi oleh lingkungan, dan proses
pengambilan keputusan selanjutnya juga mempengaruhi lingkungan tersebut.
Pengambil keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi
lebih banyak menunjukkan rasionalitas hanya dalam batas-batas yang ditentukan
oleh latar belakang, penglihatan alternatif-alternatif, kemampuan untuk
menangani model keputusan dan sebagainya. Mengingat tujuan model tertutup telah
dirumuskan dengan baik, tujuan model terbuka sama dengan tingkat keinginan
sebab model terbuka dapat berubah apabila pengambil keputusan menerima bukti
keberhasilan atau kegagalan. Dibandingkan dengan ketiga anggapan model
tertutup, model keputusan terbuka menganggap bahwa pengambil keputusan :
a.
Tidak
mengetahui semua alternatif dan semua hasil,
b.
Melakukan
penyelidikan secara terbatas untuk menemukan beberapa alternatif yang
memuaskan,
c.
Mengambil
keputusan yang memuaskan tingkat keinginannya.
Model terbuka adalah dinamis
atas urutan pilihan-pilihan karena tingkatan keinginan berubah menangani
perbedaan antara hasil dan tingkat keinginan.
3.4 Tahapan Pengambilan Keputusan
Ada 4 tahapan dalam
pengambilan keputusan menurut Herbert A. Simon yang dapat digambarkan seperti
berikut :
Keterangan :
- Kegiatan Inteligen yaitu proses pencarian informasi dan data dari
lingkungan yang berguna bagi pemecahan masalah,
- Kegiatan Merancang yaitu menemukan, mengembangkan, dan manganalisa arah
tindakan yang mungkin dapat dipergunakan. Dalam hal ini mengandung
proses-proses untuk memahami masalah, untuk menghasilkan cara pemecahan
masalah dan untuk menguji apakah cara pemecahan tersebut dapat
dilaksanakan.
- Kegiatan Memilih yaitu memilih arah tindakan tertentu dari semua arah
tindakan yang ada. Pilihan ditentukan dan dilaksanakan.
- Kegiatan Menelaah disebut juga
pemahaman yaitu menyelidiki lingkungan tentang kondisi-kondisi yang
memerlukan keputusan. Data mentah yang diperoleh diolah dan diperiksa
untuk dijadikan petunjuk yang dapat menentukan masalahnya.
Masing-masing kegiatan
tersebut saling memberi feed back atau umpan balik hasil keputusan. Hal ini
sama seperti langkah-langkah yang disarankan Rubenstein dan Haberstroh yaitu;
pengenalan masalah atau kebutuhan akan pengambilan keputusan, analisis dan
pernyataan alternatif-alternatif, pemilihan di antara alternatif-alternatif,
komunikasi dan pelaksanaan keputusan, dan tindak lanjut dan umpan balik hasil
keputusan.
3.5 Komponen Sistem Penunjang Decision Support System
(DSS)
Komponen yang terdapat dalam DSS antara lain :
a.
Dialog
(komponen model manajemen); merubah data menjadi informasi yang relevan (dynamic/linear),
b.
Model; DSS
menggunakan database berbasis permodelan yang terdiri dari optimalisasi,
statistik/matemetik dan finansial,
c.
Database
(komponen penunjang); yaitu teknologi software dan hardware,
d.
Data
(komponen data manajemen); yaitu semua basis data yang dapat diakses.
3.6 Ciri, Keuntungan dan Kelemahan DSS
3.6.1 Ciri-ciri DSS
Decision
Support System memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
a.
DSS
dirancang untuk membantu pengambil keputusan dalam memecahkan masalah yang
bersifat semi terstruktur ataupun tidak terstruktur,
b.
Dalam
proses pengolahannya, DSS mengkombinasikan penggunaan model-model/teknik-teknik
analisis dengan teknik pemasukan data konvensional serta fungsi-fungsi
pencari/interogasi informasi,
c.
DSS
dirancang sedemikian rupa, sehingga dapat digunakan dengan mudah oleh orang
yang tidak memiliki dasar kemampuan pengoperasian komputer yang tinggi,
d.
DSS
dirancang dengan menekankan pada aspek fleksibilitas serta kemampuan adaptasi
yang tinggi, sehingga mudah disesuaikan dengan kebutuhan pemakai,
e.
Menghasilkan
acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh manajer yang kurang
berpengalaman,
f.
Fasilitas
untuk mengambil data dapat memberikan kesempatan bagi beberapa manajer untuk
berkomunikasi dengan lebih baik,
g.
Meningkatkan
produktifitas dan kontrol dari manajer.
3.6.2 Keuntungan DSS
Beberapa
keuntungan yang dimiliki DSS, diantaranya :
a.
DSS memperluas kemampuan
pengambil keputusan dalam memproses data/informasi bagi pemakainya,
b.
DSS membantu pengambil
keputusan dalam penghematan waktu yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah,
c.
DSS dapat
menghasilkan solusi dengan lebih cepat serta hasilnya dapat diandalkan,
d.
DSS mampu
menyajikan berbagai alternatif,
e.
DSS dapat
menyediakan bukti tambahan untuk memberikan pembenaran sehingga dapat
memperkuat posisi pengambil keputusan.
3.6.3 Kelemahan DSS
DSS
juga memiliki kelemahan atau kekurangan, diantaranya :
a.
Beberapa
kemampuan manajemen dan bakat manusia yang tidak dapat dimodelkan,
b.
Kemampuan
terbatas pada pembendaharaan pengetahuan yang dimilikinya,
c.
Proses
tergantung pada peragkat lunak yang digunakan,
d.
Tidak
memiliki kemampuan intuisi (berpikir) seperti pada manusia.
3.7 Sistem
Penunjang Keputusan Kelompok (GDSS)
GDSS atau Group Decision
Support System merupakan suatu sistem berbasis komputer yang mendukung
kelompok-kelompok orang yang terlibat dalam suatu tugas (tujuan) bersama dan
yang menyediakan interface bagi suatu lingkungan yang digunakan bersama. Atau
bisa dikatakan GDSS adalah sistem pendukung keputusan kelompok yang berusaha
memperbaiki komunikasi diantara para anggota kelompok dengan menyediakan
lingkungan yang mendukung dan mendukung para pengambil keputusan dengan
menyediakan perangkat lunak GDSS yang disebut groupware.